Teema 4: Etäjohtaminen
Ei niin uutta, mutta jännää. Täällä käsitellään etätyötä, sen luomia muutoksia, mahdollisuuksia, uhkia ja ylipäätänsä tunteita. Digitalisaatio on ihanaa!
Miten mikään toimii etänä?
Globaalin pandemian alettua ihmiskunta koki nopeita ja radikaaleja muutoksia. Moni sairastui, ihmiset eivät saaneet poistua kodeistaan, useita jäi työttömäksi ja muutamat joutuivat etätöihin. Tästä huolimatta elämä jatkuu ja nyt olemme tässä, mutta nämä muutokset jättivät jälkensä monellakin asteella. Nyt keskitymme yhteen niistä, nimittäin etätyöhön.
Kellekään ei varmasti tule yllätyksenä, että maailma, jossa elämme on digitalisoitunut. Ihmisillä on ties mitä älylaitteita ja entistä helpompi mahdollisuus ylläpitää sosiaalisia kontakteja etäyhteysien välityksellä, jopa globaalilla asteella. Ja teknologia jatkaa edelleen kehittymistään kovaa vauhtia.
Entä sitten tämä itse uusi ja ehkä pelottavakin etätyö? Mitä se on, miten se toimii ja onko se kannattavaa? Vastaus on joko monimutkainen tai yksinkertainen, riippuen tottumuksistasi, näkemyksistäsi, omasta kasvuympäristöstäsi, avoimuudestasi muutoksille tai oikeastaan ennen kaikkea siitä, kuka juuri sinä olet. Lyhyesti ja ytimekkäästä, kyse on työstä, joka suoritetaan kotoa käsin. Unohda työmatkat, sen sijaan voit nukkua kävely-, pyörä-, juna-, bussi- tai automatkan verran pidempään omassa sängyssä, toteuttaa aamurutiinisi ja hypätä kotoa käsin työpöydän ääreen. Kokoukset ja muu kommunikaatio toteutetaan erilaisilla digitaalisilla alustoilla, jotta organisaatio toimii halutulla tavalla ja kaikki pysyvät kärryillä organisaation suunnasta, niin kuin ennen vanhaan. Erona on tietenkin se, ettet koe työyhteisösi jäseniä fyysisinä ihmisolentoina, vaan kuvana sekä äänenä tietokoneen ruudulla.
Koska kyseessä on vasta muutama vuosi sitten erityisen suosituksi syntynyt työskentelymuoto, on ilmiötä tutkittu jonkin verran. Nämä tutkimukset ovat vain melko tuoreita ja on varmasti monta muuttujaa, mistä emme ole vielä tajunneet käydä keskustelua, saati tutkia. Asioita, joita ymmärrämme vasta kymmenen vuoden päästä, kun katsomme historiaa taaksepäin ja kyseenalaistamme omaa tekemistämme. Mutta elämme tätä päivää ja etätyöskentelyyn soveltuvia eri toimintamalleja ja tutkimuksia on paljon, joten tässä parhaimmat kirsikat.
Voidaanko sopia yhteisistä säännöistä?
Pelisäännöistä sovitaan yhdessä. Jokainen organisaatio valitsee omat tapansa kommunikoida, eikä niitä tule olla liikaa. Näin vältellään turhia sekaannuksia, selkeytetään kanavien käyttötarkoituksia ja luodaan pysyviä sekä selkeitä rutiineja, joista ihmismieli tykkää.
Muistakaa organisaatiossanne, että etätyössä kommunikaation tulee olla hyvin selkeää. Väärinkäsityksiä tapahtuu herkästi ja mikäli haluatte käyttää lyhenteitä tai jollain muilla keinoin parantaa kommunikaationne tehokkuutta, tehkää se kaikille selkeäksi. Sopikaa yhteisistä lyhenteistä ja perustakaa oma tietopankki eri termeistä, joita juuri teillä käytetään. Tehkää se kaikille saataville ja muistakaa ilmoittaa myös uusille työntekijöille asiasta vaikka perehdytyksen yhteydessä. Päivittäkää tietopankkianne aina vaadittavin väliajoin. Tämä ei pelkästään helpota organisaationne sisäistä viestintää, vaan vähentää myös ulkoisessa viestinnässä käyvien väärinkäsitysten määrää, koska kaikille on selkeää, mitä yritätte kommunikoida keskenänne. Tai on vähintään selkeää, mistä tarkistaa jokin asia, mikäli epävarmuus nousee pintaan.
Vaikka toimimme etänä, emme saa unohtaa, että nuo ruudulla näkyvät ja kuuluvat hahmot ovat edelleen myös yksilöitä, niin kun sinä. Hyvä esimies tai työkaveri tunnistaa edelleen ihmiset ihmisinä, osaa muodostaa henkilöstä jonkinlaisen ihmiskuvan ilman fyysistä olemusta ja ennen kaikkea muistaa perus käytöstavat.
On tärkeää muistaa, että jokainen organisaation jäsen sitoutuu työsuhteessaan noudattamaan ja kunnioittamaan yhdessä luotuja sääntöjä. On myös tärkeää, että organisaation jäsenillä on mahdollisuus vaikuttaa näihin yhteisiin pelisääntöihin, mikäli ne vaativat muutoksia tai päivitystä. Muuten organisaation sisäinen viestintä kankeutuu, vanhentuu ja muuttuu epäkunnioittavaksi, niin sisäisesti kuin ulkoisesti.
Kuva 1. Viisi vinkkiä, kuinka jaksaa etänä.
Ollaanko me tiimi vai samassa veneessä?
Yhteiskuntamme on edelleen hieman pelokas etätyön puolesta. Se on toki tuottanut tuloksia, mutta kun jokin vanha asia muuttuu, jotkut henkilöt saattavat pelästyä muutosta ja keksiä kaikenlaista. Normalisoimalla etätyö ja tutustuttamalla ihmisiä terveisiin etätyötapoihin, voimme vähentää sen ympärille syntynyttä pelkoa ja opettaa terveitä työskentelyrutiineja, joita sovellettaisiin normaalistikin työpaikoilla.
Ihminen on luonnostaan sosiaalinen. Olemme jo vuosituhansia lähettäneet kirjeitä, vuosikymmeniä puhuneet puhelimitse ja lähetelleet viestejä sähköpostitse tai somessa. Etätyössä on haasteita, mutta mikäli ikihistorian kuninkaalliset ovat pystyneet merien halki sopimaan kirjeitse naimakauppoja keskenään, aikomuksena poliittisen vallan lisäys tai vaikka sodan ehkäisy kuningaskuntien välillä, voimme uskoa, että tavalliset meikäläiset pystyvät työskentelemään toimivassa organisaatiossa etänä, mikäli päästämme irti pakokauhusta, joka syntyy maailman muuttuessa.
Yritetään pysyä ajan hermoilla ja nautitaan siitä, että saadaan kokeilla jotain uutta. Virheitä sattuu kaikille, mutta virheistä opitaan ja hyvin toimiva organisaatio puhuu ääneen näistä virheistä ja kouluttaa itseään, ettei samanlaisessa tilanteessa toimittaisi samankaltaisesti.
Esihenkilö, miten voit auttaa?
Esihenkilöille on pidetty vuosikymmeniä erilaisia koulutuksia aiheesta johtaminen. Hyvillä johtajilla on oma johtajapersoona, joka on muodostunut vuosien varrella ja heillä on oma etiketti, joka perustuu omiin arvoihin ja omaan persoonaan. Etiketti tarkoittaa sitä, miten esihenkilö käyttäytyy työyhteisössä sekä työpaikalla, tarkastelee omaa ja alaistensa toimintaa sekä tekee päätöksiä. Myös luottamus ja sen anti on vahvasti sidoksissa tähän etikettiin, mutta etätyössä vaadittava etikettinormi on muuttunut ja kymmenien vuosien kokemuksesta syntyneet itsestäänselvyydet eivät olekaan enää itsestään selviä.
Esihenkilö toimii kuten aikaisemmin. Hänen kuitenkin tulee osata yhdistää kasvotusten tehtäviä etikettivirheitä digitaaliseen maailmaan. Esimerkiksi mikromanagerointi on edelleen asia, mutta sen sijaan, että esihenkilö kävisi kolmesti päivässä varmistamassa jokaisen yksittäisen työntekijän tekemisiä, hän saattaa soittaa tai laittaa viestiä 3–10 kertaa päivässä. Pahintahan on, että esihenkilöiden on paljon helpompi ilmoittaa useammalla viestillä tai soitolla yksittäisiä asioita koko organisaatio tasolla, jolloin työntekijät hukkuvat informaatioon. On varmasti hankalaa etsiä jotain tiettyä informaatiota yhdestä sähköpostista, jonka sattumalta huomasit pari viikkoa sitten selaillessasi läpi satoja sähköposteja, joiden sisältämä informaatio ei edes välttämättä kosketa juuri sinua.
Esihenkilön kuuluu toimia etätyössä kuten normaalistikin. Hänen tulee tuntea johtamansa organisaation rakenne niin hyvin, että hän osaa jakaa tarvittavaa tietoa oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan. Hänen tulee myös olla kiinnostunut työntekijöistään, tuntea heidät yksilöllisesti vähintään sen verran, että osaa havaita etäyhteyksienkin välityksellä, onko hänen työntekijällä kaikki hyvin. Hänen täytyy myös osata seurata heidän jaksamistaan ja osoittaa, että heillä on esihenkilö, joka aidosti välittää heistä ja tekee kaikkensa, että organisaatio toimii ihmisläheisesti joka sektorilla.
Aistimme toisissamme ajatuksia ja mielialamuutoksia yllättävän helposti kirjotettujen tekstien, kuten suullisen kommunikaation perusteella. Mikäli ihminen käyttäytyy hänen yksilöllisestä normistansa poikkeavalla tavalla, mikä estää juuri sinua kysymästä, onko kaikki hyvin? Mitään vahinkoa moisesta ei synny, koska kysymys syntyy huolesta. Ja huoli on taas syntynyt siitä, että olet kiinnittänyt huomiota alaiseesi tai työkaveriisi, joka on taas osoitus siitä, että välitämme toisistamme. Olisi kamala ajatella, ettemme havaitsisi toisistamme mitään muutoksia. Myötätunto on edelleen asia, mitä ihmisen tulee harjoittaa kommunikaatiossaan, etänä tai lähellä.
Lähteet:
Harvard Business Review. (2020). How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote (The Explainer). https://www.youtube.com/watch?v=vradYqcXfGQ
Haapakoski, K., Niemelä, A., Yrjölä, E. (2020). Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.hamk.fi/teos/BAXBBXATHBCEE#kohta:L((e4)sn((e4)((20)et((e4)n((e4)
Kataja, J., Vuorinen, M. (2021). Etäjohtaminen – mahdollisuus vai uhka. https://yritysakatemia.fi/asiantuntija-artikkeli/etajohtaminen-mahdollisuus-vai-uhka/
Työturvallisuuskeskus. (2018). Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. https://ttk.fi/julkaisu/etajohtaminen-ja-virtuaalinen-vuorovaikutus-tyoyhteisossa/